Wenn zwischen Vorstellung und Umsetzung die Prozesse stehen

Wir leben in einer zunehmend volatilen Welt. Konventionelle und stark hierarchische Organisationsmodelle sind nicht mehr zeit- und zieldienlich. Nicht, weil sie schlecht sind, sondern weil das lineare Denken und das tayloristische Mindset nicht mehr zu dieser schnelllebigen, dynamischen Zeit passen.

Rasch kommt die Idee auf, dass agiles Arbeiten die Lösung des Problems sein könnte. Allerdings nützen das Etablieren von Werten und Prinzipien und das Wollen der Anpassungsfähigkeit recht wenig, wenn zwischen Vorstellung und Umsetzung ein nicht funktionierender und somit unwirksamer Prozess steht.

Äußere Strukturen abbauen, innere Strukturen aufbauen

Nicht selten erreicht das Einführen agiler Arbeitsmethoden nicht die erwünschten Resultate. Und das muss nicht am agilen Arbeiten liegen, sondern vielmehr daran, dass die Transformation weg vom gewohnten Hierarchiemodell ein schmerzlicher Prozess für die beteiligten Menschen sein kann.

Agilität ist die Fähigkeit, sich fortwährend positiv anzupassen. Und dazu ist es nötig, im Sinne der Agilität äußere Strukturen abzubauen und gleichzeitig innere Strukturen aufzubauen. Letzteres wird oft vergessen oder vernachlässigt.

Wozu dienen Audits grundsätzlich?

In einem Audit werden die Eignung und Funktionsfähigkeit der Abläufe bsw. Der Arbeit innerhalb des OKR Frameworks geprüft, damit das Unternehmen das gewünschte Ziel wie etwa crossfunktionale Ausrichtung, mehr Transparenz oder Mitarbeiterengagement erreicht.

Ein derartiger Erfolg hängt unter anderem vom Know-how der Mitarbeiter, von reibungsloser Informationsübergabe und zuverlässiger Ausführung von Arbeitsschritten ab. Auditoren nehmen solche Faktoren unter die Lupe und sind wie Schatzsucher im System.

Audits dienen demnach dazu,...

  • Betriebsblindheit im Sinne von "Das war schon immer so" zu überwinden
  • eine organisatorischen Verbesserungen dienende Kommunikation zu fördern
  • überflüssige Reibungsverluste, Risiken und Fehler zu erfassen, damit sie künftig vermieden werden
  • von bewährten und effizienten Arbeitsweisen zu lernen
  • die Einhaltung oder Realisierbarkeit von Unternehmenszielen und -vorgaben zu prüfen
  • an Vereinbarungen zu erinnern oder ihren Sinn infrage zu stellen
  • Ideen und Aha-Erlebnisse zu vermitteln
  • Stärken und Potenziale für das Unternehmen zu identifizieren
  • Handlungsbedarf abzuleiten
  • Allen Beteiligten Informationen für solide Entscheidungen und zur Prozessgestaltung zu liefern

Agiles Auditing

  • Die traditionelle Prüfungsmethodik ist durch etablierte Rollen in einem hierarchischen System charakterisiert. Der Prüfungsleiter legt dabei den Fokus auf die Kontrolle des Auditprozess.

  • Bei der agilen Auditmethodik sind die Mitarbeiter des Prüfungsteams nicht auf die Entscheidungen des Prüfungsleiters angewiesen, sondern treffen eigene Entscheidungen. So entsteht ein flexibleres System.

  • Bei der Anwendung von Agile Auditing liegt der Fokus auf Transparenz. Es kommen Tools wie das Scrum-Board, Kanban etc. zum Einsatz.

Techniken für ein wirksames, agiles Auditing

Eine wirksame Revisionstätigkeit ist mit folgenden Einschränkungen auch in der digitalen Welt möglich:

  • Planungssicherheit für Unternehmensleiter, Anteilseigner und sonstige Stakeholder wird zumindest in der Transformationsphase abnehmen.

  • Die Abschlussanalyse wird weiterhin einen zwischenbetrieblichen und zeitlichen Vergleich ermöglichen, unabhängig von Geschäftsmodellen, Größe oder Region. Allerdings können sich die abgebildeten Verhältnisse von Erträgen, Aufwendungen und deren Quellen erheblich ändern

  • Kennzahlen für ein Unternehmen vor und nach einer disruptiven Anpassung des Geschäftsmodells sind möglicherweise nicht sinnvoll miteinander vergleichbar.

  • Peer Group: Diese Zahlen sind möglicherweise mit einer anderen Gruppe von Wettbewerbern zu vergleichen.

  • Leading indicators: Es werden sich neue geschäftsmodelltypische operative Frühindikatoren herausbilden.

Agile Ergebniskommunikation

  • Das traditionelle Berichtswesen zeichnet sich durch eine präzise Ergebniskommunikation am Prüfungsende aus. Meist werden die Berichte durch mehrere interne Qualitätssicherungsstufen validiert.

  • Bei einem agilen Auditing liegt der Fokus der QFZ Stiftung nicht auf der Perfektion der Ergebniskommunikation, sondern auf der zeitnahen Adressierung relevanter Erkenntnisse. Dies erfolgt durch eine direkte Sachverhaltsabstimmung mit den Adressaten des Prüfungsberichts und einer Ableitung relevanter To-do's im Umsetzungsworkshop mit den Beteiligten.

  • Es findet zudem eine regelmäßige Ergebniskommunikation über den gesamten Audit-Prozess hinweg statt.

Die wichtigsten Regeln für ein agiles Audit sind:

  1. Vorgehen: Fokus auf Flexibilität

  2. Revisionsplanung: Fokus auf Sprints; Vermeiden von komplexen Prüfungsfeldern

  3. Kommunikation: Fokus auf Austausch und Feedback mit den Stakeholdern

  4. Zusammenarbeit: Fokus auf Transparenz durch Einsatz von Scrum-Boards

  5. Schnelle Ergebnisse: Fokus auf direkte Sachverhaltsabstimmung mit den Stakeholdern

Zertifizierung der agilen Prozesse

Selbstverständlich erhält die Organisation am Ende des Audits einen Abschlussbericht sowie eine Zertifizierung, die intern wie extern in der Kommunikation eingesetzt werden kann.

Sie spielen mit dem Gedanken einer Auditierung Ihrer agilen Prozesse und Frameworks? Dann kommen Sie gerne auf uns zu und erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten und Vorteile.

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